Årsrapport

For å fylle inn årsrapport må du ha opprettet en bruker i portalen, og være lagt inn som «planlegger» i den DKS-enheten du skal rapportere for. Har du ikke bruker eller tilgang til din DKS-enhet registrerer du deg eller ber om tilgang her: https://www.denkulturelleskolesekken.no/dks-portalen/planlegger-i-en-kommune/ 

Når bruker er opprettet og du har fått tilgang til enheten din kan du alltid logge deg inn via 
«Logg inn knappen» øverst til høyre på www.denkulturelleskolesekken.no /navn på fylke 

Når du logger deg inn DKS-portalen kommer du rett til forsiden og dine tilganger i DKS-enheten du er registrert i. Velg årsrapport fra eget menyikon eller under hamburgermenyen øverst til venstre.

Årsrapport

Årsrapporten består av fanene «Hovedskjema» og «Aktivitet». Hovedskjema Under fanen hovedskjema registrerer du referanseinformasjon om din DKS-enhet, svarer på fritekstspørsmål og rapporterer på økonomi.

1. Referanseinformasjon (åpent for registrering) Fylles ut av fylkeskommuner og kommuner.
2. Nytt tilskuddsår (åpent for registrering) – Kun for fylkeskommuner
3. Nytt hovedskjema (åpner for registrering januar 2022) Spørsmål med fritekstsvar og økonomidel

Velg «Rediger DKS-enhet for å redigere feltene

1. E-post: Skriv inn DKS-enhetens offisielle e-postadresse (adresse til kommunen/fylkeskommunen, hvis ikke DKS-organisasjonen har egen adresse).
2. Kontaktperson for rapportering: Skriv inn ansvarlig kontaktperson for rapporteringen. Kontaktperson bør kunne kontaktes og kunne svare på spørsmål om dataene som er lagt inn.
3. Kontonummer for tilskudd: Skriv inn kontonummeret denne DKS-enheten ønsker at tilskudd betales inn på.
4. DKS er organisert i sektor: Skriv inn om DKS hos dere er organisert under sektor KULTUR, SKOLE eller annen navngitt sektor.
5. UKM er organisert i sektor: Skriv inn om Ung Kultur Møtes hos dere er organisert under sektor KULTUR, SKOLE eller annen navngitt sektor.Fylles ut av kommunene:
6. Kulturskolen er organisert i sektor: Skriv inn om kulturskolen hos dere er organisert under sektor KULTUR, SKOLE eller annen navngitt sektor.
7. Kulturskolen har hovedansvar for DKS i kommunen: Kryss av dersom dette er tilfelle.
   
   NB. Kommuner vil også få noen oppfølgingsspørsmål til dette i skjemaet for fritekstsvar.

Dette skjemaet fylles ut når tilskuddsåret er slutt. Sammen med aktiviteter og referanseinformasjon utgjør dette årsrapporten.

Klikk på «Nytt hovedskjema» for å åpne skjemaet:

I første del av skjemaet ligger spørsmål med fritekstsvar. Selv om de fleste av spørsmålene refererer til føringer i tilskuddsbrev forekommer det også andre relevante spørsmål. Her kan du og finne plass til åpne kommentarer.

Merk: Ikke alle spørsmål med fritekstsvar skal besvares av både fylkeskommuner og kommuner. Det vil komme tydelig frem i spørsmålet hvem som skal svare.

I skjemaets andre del ligger det spørsmål om DKS-enhetens økonomi med en detaljering av DKS-regnskapets inntekter og utgifter i året som gikk. En kommune vil se samt svare på noen færre spørsmål enn en fylkeskommune. Her kommer en kort beskrivelse av feltene med nærmere spesifisering av hvem som skal svare.

I DKS årsrapport kreves det primært rapport om bruken av spillemidler som er fordelt via Kulturtanken. For en forståelse av helheten i det nasjonale økonomiske grunnlaget i Den kulturelle skolesekken ønsker vi også en oversikt som inkluderer midler som legges til lokalt. Vi ber derfor om et helhetlig DKS-regnskap. I tilskuddsbrevet fra Kulturtanken er oppgitt totalt spillemiddeltilskudd, og anslagsvis fordeling av dette på grunnskole og videregående skole.

Fylkeskommunen viderefordeler en andel av grunnskoletilskuddet til kommunene i fylket

Inntekter

Kommunens ansvar for DKS grunnskole (ikke avbildet – gjelder kun for kommuner)

Dette feltet brukes primært hvis kommunen er såkalt direktekommune (ansvar 100 %), får alt av grunnskoletilbud fra fylkeskommunen (0 %) eller har en avtale med fylkeskommunen som avviker fra standardprinsippet om kommunens tredjedel av spillemidlene. Ellers kan det stå tomt.

Er det gjort regionale tilpasninger i fordeling av spillemidler? (gjelder kun for fylkeskommuner)

I enkelte fylke er det gjort avtaler mellom fylkeskommunen og noen av de mindre kommunene om særegne modeller for fordeling og samarbeid. Skriv i så fall noen stikkord om det her (videreførte direktekommuner trenger ikke omtales her).

Om DKS-tilbud til elever i private grunnskoler (gjelder kun for fylkeskommuner)

Her kan skrives en kort informasjon om hvordan dette praktiseres, f.eks. ved reduksjon i kommunens tilskudd (selve aktivitetene føres sammen med de øvrige grunnskoleaktivitetene).

 

Totalt tilskudd av spillemidler dette år (jfr. tilskuddsbrev)

• Fylkeskommuner: Dette felt skal være forhåndsfylt for fylkeskommuner på grunnlag av beløp utfylt i skjemaet for tilskuddsåret.
• Kommuner: For kommuner vil dette felt være forhåndsfylt ut fra hvilket beløp fylkeskommunen har lagt inn i deres skjema for tilskuddsåret.

 

Fylkets andel av årets tilskudd av spillemidler (gjelder kun for fylkeskommuner)

Dette feltet skal være forhåndsutfylt på bakgrunn av beløpene lagt inn i skjema for tilskuddsåret.

Overført fra forrige kalenderår

Siden fordelingen av spillemidler skjer sent på våren (i praksis pr. skoleår) mens regnskap og rapport gjelder kalenderår, vil en del av spillemidlene gjerne måtte overføres til neste kalenderår for å ivareta virksomhet på nyåret fram til neste fordeling. Her føres da beløpet som evt. ble overført fra DKS-budsjettet 2022 til bruk i DKS-aktiviteter for 2023.

Kommentar

Kommenter hvis beløpet i forrige felt er ulikt det som i forrige årsrapport sto som overført til neste år.

Egne direkte tilskudd, midler el. til DKS

Egne fylkeskommunale midler (fra 2023-budsjettet) brukt til å betale direkte kostnader for DKS.

Sum evt. egenandel(er) fra kommuner (gjelder kun for fylkeskommuner)

Hvis kommuner betaler egenandeler til fylkeskommunen for bruk av fylkeskommunens DKS-tilbud (basert på avtale eller enkeltbestillinger), føres det samlede beløp av egenandeler her.

Refusjon fra Scenekunstbruket (gjelder kun for fylkeskommuner)

Samlet refusjon mottatt i 2023 i tilknytning til bruk av Scenekunstbrukets tilbud.

Direkte tilskudd fra evt. andre samarbeidspartnere

Økonomiske bidrag fra andre enn de før nevnte.

MVA-kompensasjon for spillemidler, tilbakeført til DKS

NB! Hvis tildelt spillemiddelbeløp for 2023 var mindre enn kr 100 000,- kan dere se bort fra dette feltet. Kommuner og fylkeskommuner kan søke mva-kompensasjon (se «Lov om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv.»). Hvis det i 2023 er oppnådd kompensasjon for MVA betalt med DKS-midler, går denne kompensasjonen inn i årets budsjett for DKS, og føres her.

Renteinntekter for spillemidler

NB! Hvis tildelt spillemiddelbeløp for 2023 var mindre enn kr 100 000,- kan dere se bort fra dette feltet. Hvis det ved midlertidig plassering av DKS-midler er oppnådd renteinntekter som var disponible i 2023, går disse inn i det årets budsjett for DKS, og føres her.

Totale inntekter DKS

Denne beregnes automatisk på grunnlag av beløp oppgitt ovenfor, og utgjør det samlede beløp disponibelt for DKS hos dere i året det rapporteres fra.

 

Utgifter

Omfatter utgiftstallene MVA

Er utgiftstallene som oppgis inklusiv MVA? Hvis ja huker du av i kryssboks.

Sum evt. egenandeler/abonnement til fylkeskommunen (gjelder kun for kommuner)

Hvis det er betalt egenandeler eller abonnement til fylkeskommunen for DKS-tilbud, føres summen av dem her.

Nye, egeninitierte produksjoner / samproduksjoner

Produksjonskostnader: Hva har fylkeskommunen brukt av midler til å finansiere idéutvikling, innhenting av rettigheter, prøver med utøvere, anskaffelse av utstyr ol. i forberedelse av en eller flere nye produksjoner? Her kan også midler brukt til co-produksjoner initiert av andre tas med, når produksjonen ikke har vært ute i DKS før.

Honorar/RDO for gjennomførte hendelser

Turné/besøkskostnader: Hva er i 2023 gått med totalt til å dekke kunstnere / utøvere / formidleres honorar, reise og opphold?

Utfyllende info om lønn/honorar

Hvilke avtaler og øvrige holdepunkter er fulgt for fastsetting av lønn/honorar i 2023?

Transport av elever

Hvor mye av midlene er i 2023 gått med til å dekke transport av elever til og fra DKS-tilbud utenfor deres egen skole?

Evt. transportavtale for elever

Finnes og benyttes det en eller flere avtaler som gir gratis eller rimeligere elevtransport ved deltakelse i DKS-hendelser?

Evt. inngangsbilletter for elever

Kostnader til billetter for å gi elevene adgang til f.eks. kino, teater, konserter, museer.

Når/hvor forekommer billetter?

Kort info om i hvilke DKS-sammenhenger hos dere det må løses billetter for elevene.

Frakt/leie av utstyr, leie av lokaler

Hva er brukt på kostnader relatert til frakt av utstyr og til leie av lokaler i gjennomføring av DKS-virksomhet?

Øvrig DKS-aktivitet

Hvor mye av midlene er i 2023 gått med til øvrig DKS-aktivitet?

Totale utgifter DKS

Beregnes automatisk på grunnlag av beløpene ovenfor.

 

Overføres til neste kalenderår

Her føres det beløp av DKS-midler som er satt av til DKS-virksomhet påfølgende år (2024).

Resultat

Dette er et automatisk beregnet kontrollfelt: Differansen mellom tilgjengelige midler og faktiske utgifter.

Kommentar

Gi en kommentar hvis resultatet ikke går i null.

Egne årsverk totalt brukt på DKS

Summen av hele eller deltids stillinger satt av/engasjert til arbeidet med DKS i 2023 (ikke som prosent, men som hele stillinger, med desimal for deltids (eks.: 100% stilling = 1, 100% + 50% stilling = 1,5 osv.).

Verdien av egne årsverk og tjenester brukt på DKS i 2023

Estimert sum av lønnsmidler og kostnader ved de årsverk og egne tjenester som er brukt i arbeidet med DKS.

Kommentar til egeninnsats

Evt. tillegg og forklaringer til foregående felt.

MERK: Kun fylkeskommuner vil se dette menyvalget. Beløpene satt av til hver kommune i dette skjemaet vil komme til syne i den enkelte kommunes årsrapport. Det er derfor nødvendig at fylkeskommunen fyller ut skjemaet for det aktuelle tilskuddsåret før det blir mulig å fullføre kommunens årsrapport for samme år. 
 
I DKS-portalen er det fylkeskommunen som, på grunnlag av tilskudds brevet fra Kulturtanken, registrerer både hva fylkeskommunen har mottatt og hvordan dette fordeles på skoleslag og på kommunene i fylket.

Klikk på «+ Nytt tilskuddsår» for å åpne skjemaet og velg riktig tilskuddsår

1. Totalt tilskudd av spillemidler dette år (jfr. tilskuddsbrev): Dette er spillemiddelbeløpet fra tilskudds brevet dere fikk i 2023 – til bruk i beregninger nedenfor.  
2. Avsatt til GS og VGS: Bare spillemidlene. Disse beløp er skissert i tilskuddsbrevet, men endelig fordeling føres her. Fyll ut grunnskolebeløpet, og beløpet for videregående skole blir regnet ut automatisk.  
3. Til evt. fylkestilbud til private grunnskoler: DKS er et tilbud til alle elever. Der private grunnskoler ikke får DKS-tilbud gjennom kommunen de ligger i, og fylkeskommunen gir disse spillemidler som ellers ville gått til kommunen, før opp det beløp fylkeskommunen i så fall satte av til formålet i 2023. (Hvis midlene ikke utbetales, men skolene får full leveranse fra fylkeskommunens grunnskoletilbud, føres ikke noe her.) 
4. Sum spillemidler: Dette feltet auto summerer beløpene fordelt mellom skoleslagene grunnskole, videregående skole og evt. private grunnskoler spesifikt (denne summen skal samsvare med totalt spillemiddeltilskudd). 
5. Sum av grunnskoletilskudd til kommuner: Summen av viderefordelte spillemidler beregnes her automatisk ut fra tall i felter litt lenger ned i skjema. 
6. Fylkets andel av årets tilskudd av spillemidler: Dette beløpet beregnes automatisk ut fra tall i foregående felt: Beløpet for grunnskole vil være redusert med summen av viderefordelte midler. 
7. Viderefordelt til kommuner: Her skrives hvilket tilskudd av spillemidler hver kommune har fått fra fylkeskommunen i året som gikk, én linje per kommune (evt. direktekommuner inkludert).
   Merk: disse beløpene blir samtidig overført til kommunenes rapportskjema, og bør derfor fylles ut i god tid før kommunene skal sende inn sine skjema. 

Klikk på «Lagre» for å lagre skjemaet. 

 

Etter at årsrapporten er levert er det mulig å laste ned en PDF-versjon av rapporten. Frem til rapporteringsfristen vil det også være mulig å gjenåpne rapporten for redigering.
MERK: Fylkeskommunen vil kunne følge med på leveringsstatus på rapportene for sine underliggende kommuner og laste ned PDF-versjoner av disse.

1) Når rapporten er lagret og levert vises «Ja» i Meldt/levert kolonnen. Trykk på «PDF ikonet» for å laste ned PDF-versjon av rapporten.
2) Trykk på forstørrelsesglass for å låse opp innsendt rapport for redigering.

Trykk «Lagre og lever» for å levere eller «Lagre» hvis du ønsker å levere senere (Husk fristen).

 

Data om aktiviteter ligger klart i DKS-portalen og hentes opp automatisk. Se over og kontroller data. 
Merk:
– Alle turneer må ha status «Publisert» for at de skal være synlig under aktiviteter i årsrapporten.
Status «Avsluttet» settes for innrapportering av vederlag og kvalitetssikring av kulturuttrykk og underkategorier.
– For totaloversikt over aktiviteter – klikk «Vis flere» knappen flere ganger. 

Redigere en aktivitet: 

Slette en aktivitet:

Sletting av en aktivitet gjøres fra turnéflaten og eventuelt også fra produksjonsflaten i DKS-portalen. I disse flatene kan du også redigere en aktivitet.

 

All aktivitetsdata må registreres i DKS-portalen.

Deler av aktivitetsdata som legges inn i forbindelse med årsrapporten 2023 vil kunne hentes frem og benyttes i fremtidig planlegging og publisering i DKS-portalen.

Legg til aktivitet – hvordan legge til en ny aktivitet og hva skal legges inn?

DKS-enheter som ikke tidligere har benyttet DKS-portalen registrerer enkelt sine aktiviteter her. I tillegg til årsrapport kan grunndata om aktiviteten også benyttes i fremtidig planlegging og publisering i portalen. Klikk på ikonet «+ Legg til aktivitet». Husk å lagre når du er ferdig.

1. Tittel, sesong og beskrivelse. Se infoboks for mer informasjon om feltene
2. Kunst- og kulturuttrykk – Hvilket av de seks kulturuttrykkene i Den kulturelle skolesekken hører aktiviteten primært under (hoveduttrykk). Består aktiviteten av en sammensetning av flere utrykk settes hoveduttrykket øverst ved å dra det opp og slippe.
   Underkategorier: 
   For hvert kunst- og kulturuttrykk angis søkeord/underkategorier. 
   I årsrapportering vær spesielt oppmerksom på følgende underkategorier:
   
   Digital formidling
   Huk av hvis arrangementer i denne aktiviteten er formidlet digitalt og ikke ved oppmøte/besøk – .
   
   Workshop/Verksted
   Huk av hvis arrangementer i denne aktiviteten er verkstedsbaserte.
   
   Språk:
   Huk av for hvilken målform, eventuell nasjonalspråk som i hovedsak er brukt i aktiviteten og formidlingen i den. Viktig å få med dersom noe annet enn norsk bokmål er brukt.Samisk innhold
   Huk av om innholdet har oppmerksomhet om samisk historie, samiske kunstnere, samisk kultur og tradisjon. Gjelder innhold. For språk, se forrige punkt.Elevmedvirkning
   Huk av dersom arrangementene i aktiviteten inneholder medskapning fra elever utover vanlig elevdeltakelse.

   Tilrettelegging
   Huk av dersom innholdet har vært tilrettelagt for elever med funksjonsnedsettelser. 

3. I disse feltene registreres informasjon om produksjonen som danner utgangspunkt for arrangementene i aktiviteten. Se nedenfor (4) for mer informasjon om feltene. Merk: I tillegg til årsrapport kan disse feltene benyttes til planlegging og turnélegging i DKS-portalen. Felt markert med stjerne er obligatoriske felt. Se infobokser for mer informasjon.

 

4. I disse feltene registreres informasjon om gjennomføring av aktiviteten.

Periode start- og sluttdato
Første arrangements startdato og siste arrangements sluttdato i rapportåret. For digital formidling uten avtalte datoer for formidling, vil startdato være den dato tilbudet ble tilgjengelig for avspilling/strømming og sluttdato den siste dato tilbudet fortsatt var tilgjengelige i rapportåret.

Antall besøksdager
Antall datoer med én eller flere gjennomførte arrangement.
Hvor mange besøksdager var det behov for å levere arrangementene i forbindelse med denne aktiviteten?

Antall gjennomførte arrangementer
Total antall gjennomførte arrangement i denne aktiviteten. Ved digital formidling kan det her – hvis mulig – være snakk om etterregistreringer av avspillinger eller nedlastinger.  Oppgi i så fall antall avspillinger eller nedlastinger. Dersom deler av en aktivitet ble avlyst for så å bli gjennomført digitalt, ber vi om at det settes avlyst på de opprinnelige arrangementene, og registreres som arrangementer i egen (digital) aktivitet.

Antall avlyste arrangementer
Planlagte, men avlyste arrangementer i denne aktiviteten (flytting av arrangementet til annen dag er ikke en avlysning).

Antall deltakere
Elevtall knyttet til gjennomførte arrangementer. Hvor mange elever var til stede / tok del i aktiviteten.

Antall avlyste deltakere
Elevtall knyttet til planlagte arrangementer men som ikke kunne delta eller omfordeles til annen arrangement i samme aktivitet. 

Antall kvinnelige utøvere
Kvinnelige utøvere engasjert for å levere denne aktiviteten . Alle som deltar for DKS i møtet med elevene, uansett om de er frilansere eller representerer en kulturinstitusjon registreres. 

Antall mannlige utøvere
Mannlige utøvere engasjert for å levere denne aktiviteten . Alle som deltar for DKS i møtet med elevene, uansett om de er frilansere eller representerer en kulturinstitusjon registreres
 

Redigere en aktivitet:

Klikk på den aktuelle aktivitetslinjen og rediger de ønskede feltene.
Huske å lagre

Slette en aktivitet:

1. Fra fanen «aktiviteter» i årsrapporten – velg hamburgermeny
2. Velg produksjon
3. Søk opp aktuell produksjon
4. Klikk inn på produksjonen – Velg slett produksjon
Husk å lagre