Brukerdokumentasjon – PDF

Kulturtanken – Brukerdokumentasjon v2.6

Hvordan legge til brukere i din DKS-enhet

Ny bruker

En kan legge til nye brukere i tilknytning til DKS-enheter, skoler, kulturinstitusjoner og
utøvere. Her beskrives stegene i å legge til en helt ny eller en eksisterende bruker:

1. Fyll ut minst ett av feltene e-postadresse, mobilnummer eller fødselsnummer.
Systemet undersøker så om det eksisterer brukere med oppgitt informasjon.

2. Systemet presenterer eventuelle brukere med oppgitt informasjon.

A) Brukeren du vil legge til eksisterer.
Velg riktig bruker fra listen og trykk «Videre». Gå videre til punkt 3.

B) Brukeren du vil legge til eksisterer ikke.
Velg «Ingen av disse? Opprett ny bruker», eventuelt «Ny bruker». Hopp til steg 4
(Les mer: Brukerdokumentasjon, side 19 av 147).

3. Verifiser at opplysningene er korrekt og trykk «Videre». Brukeren er nå lagt til.

4. Fyll ut opplysninger om brukeren og trykk «Videre». Brukeren er nå lagt til.

Feltene fra steg 2 (fødselsnummer, e-postadresse og mobilnummer) er ikke redigerbare
i denne visningen da de følger med fra steg 2.

Skolegrupperinger

Arena 

Arenaen er stedet en hendelse finner sted og er tilknyttet en skole eller en kulturinstitusjon. Kulturkontakter / ansatte ved skolen og DKS-planleggere kan redigere skolens arenaer. Ansatte ved en kulturinstitusjon og DKS-planleggere kan redigere kulturinstitusjonens arenaer. Arenaene legges inn én gang.  

Informasjonen som legges til på de forskjellige arenaene vil til slutt være synlig i skolens kalender og utøvers turnéplan. 

Det er flere innganger i systemet for tilknytning av arenaer til skoler og kulturinstitusjoner. Du kan legge til arena fra hovedmenyen, på en produksjon (for stasjonære program) og fra tildelingsflaten.

Arena på skolen 

Når du legger til arenaer på skolen, kan du velge mellom flere romtyper. Ønsker man en arena som ikke dekkes av romtypene, velger man «Annet». Skolens adresse legges automatisk til arenaene du legger til. Da noen skoler kan ha arenaer på en annen adresse enn skolens adresse, er disse feltene redigerbare. 

For å ha en arena å knytte hendelsen til, er det opprettet en «Uspesifisert arena» på alle landets skoler. Legges flere arenaer til på de enkelte skolene, blir det mindre behov for å bruke «Uspesifiserte arena».

Tips! Rediger/endre «Uspesifisert arena» til den arenaen du bruker oftest, da denne vil komme opp som standardarena i tildelingsflaten.   

Arena på en kulturinstitusjon 

For å knytte en kulturinstitusjon til en hendelse må en arena være knyttet til institusjonen. Selve kulturinstitusjonen er ikke en arena i seg selv. Arenanavn kan være alt fra for eksempel «Dansens hus (kulturinstitusjonen) – Sal 1 (arenaen)» til «Bymuseet (kulturinstitusjon) – Uteområdet (arenaen)». 

Tips! Kaller du arenaen det samme som kulturinstitusjonen, vil det se slik ut på nettsiden: «Bymuseet (kulturinstitusjon) – Bymuseet (arena)» på nettsidene.  

Hvor knytter man til arenaer? 

Fra hovedmeny: 

Velg skole eller kulturinstitusjon

Under fanen «Arenaer» – velg «Ny arena» (gjelder både «Skoler» og «Kulturinstitusjoner»).
Legg inn arenainfo.

Fra en produksjon:

Steg 1 – Velg produksjon
Steg 2 – Velg rediger produksjon
Steg 3 – Velg premisser
Steg 4 – Velg alternativ 

Alternativ 1: Turné / Besøk til skolen:
Standardarenaen som er knyttet til skolen vil dukke opp når en skole tildeles en hendelse under tildeling på en turné. Arenaer legges til under hver enkelt skole. 

Alternativ 2: Stasjonært besøk / Besøk fra skolen
Arena som settes her velges fra en skole eller en kulturinstitusjon og vil automatisk dukke opp når det opprettes en hendelse under tildeling på en turné. Det vil være mulig å legge til ny arena til en skole eller kulturinstitusjon direkte i dette bildet. NB: Arena må velges.

Fra tildelingsflaten på en turné 

Ved valg av alternativ 1 (se over) knyttes arenaen til i tildelingsflaten ved at en skole knyttes (tildeles) til en hendelse. Arenaen satt som standard på skolen vil følge med, og legge seg til i kolonnen «Arena». Ved valg av alternativ 2 (se over) vil arenaen dukke opp i kolonnen «Arena» i tildelingsflaten ved opprettelse av en eller flere hendelser. 

Uavhengig av valgt alternativ vil det alltid være mulig å redigere arena i tildelingsflaten.

Standardarena satt på skolen legges automatisk til når en klasse tildeles en hendelse.

Arena kan endres ved å benytte seg av «blyanten» til høyre på hendelseslinjen.
Velg ønsket arena eller opprett «Ny arena» direkte i bildet.

Hvordan endre flere arenaer samtidig?

Marker hendelser hvor arenaer skal endres: Velg «blyant» – «Velg Endre hendelser».

Velg skole eller kulturinstitusjon for hendelsen og velg «bruk arena» for å sette ønsket arena.

Arrangementsflaten

I flaten for «Arrangementer» kan den enkelte DKS-planlegger gjøre oppslag på planlagte og tildelte arrangementer til kommuner og skoler i sin enhet. Dette gjelder arrangementer både fra egen DKS-enhet og fra andre DKS-enheter som planlegger og tildeler til de samme skolene. Her finnes ulike muligheter for sortering og filtrering.
For arrangementer i egen enhet vil det i tillegg være mulig å redigere arrangementene, finne snarveier til produksjoner og skoler, samt sende meldinger til skoler og medvirkende utøvere. I flaten finnes også eksporteringsmuligheter til Excel.

Eksempel: DKS-planlegger i et fylke ønsker å se kommunens tilbud, i tillegg til fylkets eget tilbud:

1. Velg «Arrangementer» i venstremenyen
2. Velg «Vis/skjul kolonner», kryss av for DKS-enhet og Kommune.
3. Velg fylket og kommunen under «DKS-enheter» (enheter som leverer tilbud) .
4. Velg kommunen under  «Skoler/kommuner» (mottaker av tilbud).
5. Bruk filtre og tilpass visning etter eget ønske. Eksporter eventuelt til Excel for videre redigering.

Eksempel: DKS-planlegger i en kommune ønsker å se fylkets tilbud i tillegg til kommunens eget tilbud:

1. Velg «Arrangementer» i venstremenyen.
2. Velg «Vis/skjul kolonner», kryss av for DKS-enhet og Kommune.
3. Velg fylket under «DKS-enheter» (som leverer tilbud).
4. Velg din kommune under «Skoler/kommuner» (mottaker av tilbud).
5. Bruk filtre og tilpass visning etter eget ønske. Eksporter eventuelt til Excel for videre redigering.

Eksempel: DKS-planlegger ønsker å se tilbudet til en skole i sitt fylke eller kommune:

1. Velg «Arrangementer» i venstremeny.
2. Velg «Vis/skjul kolonner», kryss av for DKS-enheter og kommuner.
3. Velg «Skoler/kommuner» og søk opp ønsket skole for å se skolens planlagte og tildelte arrangementer.

Fra det enkelte arrangementet finnes mulighet til å se detaljinformasjon, redigere arrangementet og sende melding til gjeldende skole og/eller medvirkende utøvere.

• Klikk på trekant i kolonnen Handlinger.
  Her vil du finne tilgang til info om produksjonen, du vil kunne redigere skole- og arenadata og redigere selve arrangementet (dato, tid, kapasitet etc.)

Eksempel: DKS-planlegger ønsker å se tilbudet til en skole i sitt fylke eller kommune:

1. Velg «Hendelser» i venstremeny.
2. Velg «vis / skjul kolonner», kryss av for DKS-enheter og kommuner.
3. Velg «Skoler/kommuner» og søk opp ønsket skole for å se skolens planlagte og tildelte hendelser.

Fra hendelsesvisningen finnes mulighet til å se detaljinformasjon, redigere hendelsen og sende melding til gjeldende skole og/eller medvirkende utøvere.

• Velg «varseltrekant» i kolonnen handlinger.
  Her vil du finne tilgang til info om produksjonen, du vil kunne redigere skole- og arenadata og redigere hendelsen (dato, tid, kapasitet etc.)

Årsrapport – veileder

Informasjon om levering av årsrapport finner du her: https://www.denkulturelleskolesekken.no/dks-portalen/arsrapport/

Dokumentgenerator

DKS-portalen har en dokumentgenerator som kan brukes til å lage kontrakter, tilbudsbrev og andre dokumenter som er relevante for en produksjon. Systemansvarlig i DKS-enheten kan opprette og vedlikeholde maler på vegne av sin organisasjon. Planleggere i enhetene kan så benytte disse malene til å opprette dokumenter hvor informasjon som allerede ligger i DKS-portalen flettes inn automatisk. Under finner du informasjon om hvordan malene lages. Har din enhet allerede en mal? Da kan du lese mer om hvordan dokumentene til utøvere opprettes her.

1. Gå til DKS-enheten i venstremenyen.

2. Opprett ny dokumentmal – Opprett en ny dokumentmal
3. Vis slettede dokumentmaler – Når dette er valgt vil en få se alle slettede dokumentmaler
4. Forhåndsvis – Forhåndsviser dokumentmalen
5. Rediger – Rediger dokumentmal. Kun tilgjengelig på maler som er opprettet av enheten selv
6. Kopier – kopier en dokumentmal, lager en kopi av dokumentmalen
7. Slett – deaktiverer dokumentmalen. (Kun tilgjengelig på maler som er opprettet av enheten selv)

Lag en eller flere kontraktsmaler

DKS-enheten kan opprette flere forskjellig dokumentmaler. Dokumentmalene kan deretter benyttes fra en produksjon til å opprette dokumenter. Her vil informasjon om produksjonen, utøver og turné kunne flettes inn automatisk. Hvilke felter som skal flettes inn styres av dokumentmalen. Felter det er mulig å flette inn finner dere under.

For å komme i gang med dokumentmalene er det opprettet en «eksempelmal» i DKS-portalen. Denne heter «Generisk kontraktsmal – Kulturtanken». Dette er ikke en forhandlet og omforent mal, men en skisse basert på tidligere erfaringer. Den illustrerer bruk av felter som kan flettes inn. Det er enkelt å klone denne «eksempelmalen» og opprette en lokal versjon.

For å klone malen trykker du på klonesymbolet ved siden av malen.

1. Her gis malen en egen tittel.
2. Tekst som står i doble klammer av typen {{ og }} er flettefelt. Disse feltene vil automatisk bli utfylt med tekst hentet fra andre steder i DKS-portalen. For eksempel vil {{branchOffice.name}} bli til navnet på DKS-enheten du jobber i,{{production.name}} vil bli navnet på produksjonen et dokument eller en kontrakt opprettes under. Lenger ned ligger en liste over felter som er mulig å flette inn et dokument. Et flettefelt kan brukes flere ganger.
3. Ord i kursiv i enkle klammer – {ord} – må du selv erstatte  med verdien som gjelder lokalt, og lagre, så det blir en del av fastteksten i malen.
4. Fasttekst i firkantklammer – [tekst] – viser punkter det kan lønne seg å regulere i en utøverkontrakt. Fjern klammene, og slett eller skriv om der gjeldende betingelser avviker fra eksemplet i teksten.
5. Husk å lagre endringer underveis.